¿Cuáles actividades se pueden realizar
como gestión de conocimiento en la empresa?
Las actividades
básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con diferentes campos
del saber. Los especialistas definen varias actividades que integran el ciclo
de vida del conocimiento o la cadena de valor de conocimiento, de las cuales
las más generales son las destinadas a identificar, adquirir, desarrollar,
compartir, utilizar y retener el conocimiento.
Identificar el conocimiento: La empresa debe pensar qué es lo que quiere lograr y
el conocimiento que necesita para ello. Se debe incluir un análisis enfocado o brechas
para identificar el conocimiento que no se ha adquirido (sea tácito o
explicito) a todos los niveles (estratégico, funcional, de procesos,
personal, etc.). Esta información es vital para la toma de
decisiones, y para obtenerla se
recomienda utilizar técnicas como los mapas del conocimiento, tormentas de
ideas, retroalimentación con los clientes, experiencias de proyectos
realizados, bases de datos para identificar a los aliados estratégicos,
monitoreo de sitios web, etc.
Adquirir el conocimiento: La empresa puede adquirir el conocimiento en múltiples
mercados, pero debe distinguir entre adquirir conocimiento que se pueda
utilizar directamente y aquel que puede ser útil en el futuro. La adquisición
del conocimiento “externo” casi siempre genera reacciones de defensa; el conocimiento adquirido debe ser tan
compatible con la empresa como sea posible, y para obtenerlo existen muchos
sistemas y métodos; por ejemplo, mediante el reclutamiento de consultores especializados,
la administración selectiva y cuidadosa de los tipos de clientes que vienen a
la empresa, la cacería de talentos, el método de alianzas estratégicas,
los convenios de cooperación, por medio
del uso de la propiedad intelectual
(licenciamiento o franquicias), la ingeniería inversa, el conocimiento
documentado (software o CD- ROMS, entre otros).
Desarrollar el conocimiento: Es importante descubrir cómo se desarrolla el
conocimiento en la empresa, teniendo en
cuenta los individuos y los grupos, con el fin de considerar el flujo de ideas en procesos de
innovación y mejora. Los siguientes son
ejemplos de cómo desarrollar esta actividad: programas para el desarrollo de la
creatividad para resolver problemas en forma sistemática, procedimientos para
la planificación de la innovación, y
equipos de alto rendimiento que
investiguen nuevas tecnologías.
Compartir el conocimiento: El objetivo de esta etapa es transferir el
conocimiento al lugar donde sea necesario, en el momento adecuado y con la
calidad requerida. Por lo tanto, el
conocimiento se debe distribuir para que otras personas puedan encontrarlo y lo
utilicen en procesos que añadan valor. La mayoría del conocimiento se transmite
de mejor forma de persona a persona,
mediante la colaboración de talleres, aprendizaje en el trabajo diario,
etc.
Las herramientas que
facilitan este proceso son la internet, la intranet, webconference (sistemas de aprendizaje de cursos en línea), Skype,
cursos bajo el concepto de e-learning, bancos de datos, centros de
documentación, rotación del personal, sesiones grupales, reuniones de áreas,
teletrabajo, correo electrónico, páginas web, grupos de experiencia, arenas de
aprendizaje, etc.
Utilizar el conocimiento: El conocimiento añade valor solamente cuando se
utiliza en la empresa; el exceso de este no se utiliza a plenitud. El uso del
conocimiento determina las necesidades de la empresa a este respecto, y debe
servir como referencia para la creación, almacenamiento y las formas de
compartir conocimiento.
Retener el conocimiento: La retención de conocimiento es un paso significativo
en la construcción de los activos del conocimiento, puesto que el conocimiento
debe incorporarse a la empresa para su reutilización y adquiere mayor
relevancia en organizaciones donde existen pocos especialistas en diferentes temas de importancia, y cuya
pérdida podría ser negativa para la empresa
si se retiran o deciden abandonar la empresa por cualquier motivo. Para
que este efecto sea menor, la empresa
tiene que ser capaz de almacenar el conocimiento y resguardarlo (experiencias
vividas por los trabajadores, lecciones aprendidas en proyectos anteriores,
documentación de los buenos resultados en proyectos ejecutados, procedimiento a
nivel de clientes para registrar las minutas formales de las reuniones
anteriores, aplicación de la técnica de
recordación en parejas, etc.), para que
se facilite su transferencia a otros.
Este ciclo se considera un proceso integrado que apoya
los procesos del negocio más amplios. Su interacción y desempeño dentro de la
empresa deben ser apoyados por métodos y herramientas de gestión del
conocimiento apropiadas.
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| Proceso de la gestión del conocimiento |
¿Qué hace falta para poder aplicar
la gestión del conocimiento en la
empresa?
Se le sugiere a la
empresa incorporar elementos de gestión por procesos, a partir de la determinación del marco de
referencia de la elaboración de la guía metodológica.
La empresa debe
tratar de alinear la gestión del conocimiento con sus objetivos estratégicos y
los procesos del negocio.
La estrategia y los
objetivos deben ser revisados a la luz de las nuevas demandas del mercado, el
desarrollo del conocimiento en las diferentes áreas dentro y fuera de la
empresa, y los resultados de la
iniciativa de gestión del conocimiento.
La siguiente
propuesta puede servir de guía para la ejecución de esta tarea.
Si la empresa decide
empezar con una iniciativa relacionada con la gestión del conocimiento, esta
debe contar con:
►Una declaración de
la misión enfocada a la gestión del
conocimiento.
►Una visión de la gestión del
conocimiento.
►Una estrategia de gestión del
conocimiento.
►Las metas de la gestión del conocimiento.
La estrategia y los
objetivos de la gestión del conocimiento actuarán como puntos de referencia
para guiar las tareas del proyecto durante las próximas fases.
Se sugiere el
siguiente marco de referencia para la implantación del sistema de gestión del
conocimiento.
Marco de referencia para la gestión del conocimiento en la empresa
Aspectos por
considerar en la concepción del marco de referencia para la gestión del
conocimiento en la empresa:
1. Razón de ser de la empresa
La razón de ser de la empresa
debe estar en el centro de cualquier iniciativa de gestión del conocimiento,
representando los procesos que añaden valor.
2. Actividades principales de la gestión del conocimiento
Las actividades
básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con diferentes campos
del saber, y de estos los más generales son los destinados a identificar,
adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el conocimiento.
3. Facilitadores
Incluyen dos
categorías principales denominadas: el conocimiento personal y el
organizacional.
a)
El conocimiento
personal incluye las capacidades humanas.
b) El conocimiento organizacional está constituido por
las capacidades que los líderes deben establecer para facilitar el uso efectivo
del conocimiento en los procesos que agregan valor, ya sea para las partes
interesadas internas de la empresa (gerentes y empleados) o externos
(suplidores y clientes).
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| Marco de referencia para la gestión del conocimiento en la organización |
