¿CÓMO SE GESTIONA EL CONOCIMIENTO?

¿Cuáles actividades se pueden realizar como gestión de conocimiento en la empresa? 

Las actividades básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con diferentes campos del saber. Los especialistas definen varias actividades que integran el ciclo de vida del conocimiento o la cadena de valor de conocimiento, de las cuales las más generales son las destinadas a identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el conocimiento. 

Identificar el conocimiento: La empresa debe pensar qué es lo que quiere lograr y el conocimiento que necesita para ello. Se debe incluir un análisis enfocado o brechas para identificar el conocimiento que no se ha adquirido (sea tácito o explicito) a todos los niveles (estratégico, funcional, de procesos, personal,  etc.).  Esta información es vital para la toma de decisiones, y para obtenerla  se recomienda utilizar técnicas como los mapas del conocimiento, tormentas de ideas, retroalimentación con los clientes, experiencias de proyectos realizados, bases de datos para identificar a los aliados estratégicos, monitoreo de sitios web,  etc. 

Adquirir el conocimiento: La empresa puede adquirir el conocimiento en múltiples mercados, pero debe distinguir entre adquirir conocimiento que se pueda utilizar directamente y aquel que puede ser útil en el futuro. La adquisición del conocimiento “externo” casi siempre genera reacciones de defensa;   el conocimiento adquirido debe ser tan compatible con la empresa como sea posible, y para obtenerlo existen muchos sistemas y métodos; por ejemplo, mediante el reclutamiento de consultores especializados, la administración selectiva y cuidadosa de los tipos de clientes que vienen a la empresa, la cacería de talentos, el método de alianzas estratégicas, los  convenios de cooperación, por medio del uso de la  propiedad intelectual (licenciamiento o franquicias), la ingeniería inversa, el conocimiento documentado (software o CD- ROMS, entre otros). 

Desarrollar el conocimiento: Es importante descubrir cómo se desarrolla el conocimiento en la empresa,  teniendo en cuenta los individuos y los grupos, con el fin de  considerar el flujo de ideas en procesos de innovación y mejora. Los siguientes  son ejemplos de cómo desarrollar esta actividad: programas para el desarrollo de la creatividad para resolver problemas en forma sistemática, procedimientos para la planificación de la  innovación, y equipos de alto rendimiento  que investiguen nuevas tecnologías.

Compartir el conocimiento: El objetivo de esta etapa es transferir el conocimiento al lugar donde sea necesario, en el momento adecuado y con la calidad requerida. Por lo tanto,  el conocimiento se debe distribuir para que otras personas puedan encontrarlo y lo utilicen en procesos que añadan valor. La mayoría del conocimiento se transmite de mejor forma de persona a persona,  mediante la colaboración de talleres, aprendizaje en el trabajo diario, etc. 

Las herramientas que facilitan este proceso son la internet, la intranet, webconference (sistemas de aprendizaje de cursos en línea), Skype, cursos  bajo el concepto de e-learning, bancos de datos, centros de documentación, rotación del personal, sesiones grupales, reuniones de áreas, teletrabajo, correo electrónico, páginas web, grupos de experiencia, arenas de aprendizaje, etc. 

Utilizar el conocimiento: El conocimiento añade valor solamente cuando se utiliza en la empresa; el exceso de este no se utiliza a plenitud. El uso del conocimiento determina las necesidades de la empresa a este respecto, y debe servir como referencia para la creación, almacenamiento y las formas de compartir conocimiento.

Retener el conocimiento: La retención de conocimiento es un paso significativo en la construcción de los activos del conocimiento, puesto que el conocimiento debe incorporarse a la empresa para su reutilización y adquiere mayor relevancia en organizaciones donde existen pocos especialistas  en diferentes temas de importancia, y cuya pérdida podría ser negativa para la empresa  si se retiran o deciden abandonar la empresa por cualquier motivo. Para que este efecto sea menor,   la empresa tiene que ser capaz de almacenar el conocimiento y resguardarlo (experiencias vividas por los trabajadores, lecciones aprendidas en proyectos anteriores, documentación de los buenos resultados en proyectos ejecutados, procedimiento a nivel de clientes para registrar las minutas formales de las reuniones anteriores, aplicación  de la técnica de recordación en parejas,  etc.), para que se facilite su transferencia a otros.

Este ciclo  se considera un proceso integrado que apoya los procesos del negocio más amplios. Su interacción y desempeño dentro de la empresa deben ser apoyados por métodos y herramientas de gestión del conocimiento apropiadas.   

Proceso de la gestión del conocimiento

¿Qué hace falta para poder aplicar la  gestión del conocimiento en la empresa?

Se le sugiere a la empresa incorporar elementos de gestión por procesos,  a partir de la determinación del marco de referencia de la elaboración de la guía metodológica.

La empresa debe tratar de alinear la gestión del conocimiento con sus objetivos estratégicos y los procesos del negocio.

La estrategia y los objetivos deben ser revisados a la luz de las nuevas demandas del mercado, el desarrollo del conocimiento en las diferentes áreas dentro y fuera de la empresa,  y los resultados de la iniciativa de gestión del conocimiento. 

La siguiente propuesta puede servir de guía para la ejecución de esta tarea.

Si la empresa decide empezar con una iniciativa relacionada con la gestión del conocimiento, esta debe contar con:

►Una declaración de la misión enfocada a la gestión del conocimiento. 

►Una visión de la gestión del conocimiento. 

►Una estrategia de gestión del conocimiento. 

►Las metas de la gestión del conocimiento.

La estrategia y los objetivos de la gestión del conocimiento actuarán como puntos de referencia para guiar las tareas del proyecto durante las próximas fases.

Se sugiere el siguiente marco de referencia para la implantación del sistema de gestión del conocimiento. 

Marco de referencia para la gestión del conocimiento en la empresa

Aspectos por considerar en la concepción del marco de referencia para la gestión del conocimiento en la empresa: 

1. Razón de ser de la empresa 

La razón de ser de la empresa debe estar en el centro de cualquier iniciativa de gestión del conocimiento, representando los procesos que añaden valor.

2. Actividades principales de la gestión del conocimiento 

Las actividades básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con diferentes campos del saber, y de estos los más generales son los destinados a identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el conocimiento.

3. Facilitadores

Incluyen dos categorías principales denominadas: el conocimiento personal y el organizacional.

a)    El conocimiento personal incluye las capacidades humanas.

b)    El conocimiento organizacional está constituido por las capacidades que los líderes deben establecer para facilitar el uso efectivo del conocimiento en los procesos que agregan valor, ya sea para las partes interesadas internas de la empresa (gerentes y empleados) o externos (suplidores y clientes).

Marco de referencia para la gestión del  conocimiento en la organización