¡POR FIN ACABÓ LA SELECCIÓN! Las largas horas de criba de currículums, entrevistas, idas y venidas en negociaciones han acabado con un contrato firmado, un manager y un equipo contento y expectante con la nueva incorporación y el nuevo empleado ansioso por su primer día en la nueva empresa. ¡Bien por el equipo!
Ahora es cuando (“pero, ¿no había terminado todo?
...”) hay que poner el resto de carne en el asador para que equipo y contratado
empiecen con buen pie. ¿Cómo lo hacemos?
El onboarding o bienvenida de un empleado es
fundamental para su éxito en el medio y largo plazo
Uno de los mayores propósitos del departamento de
Recursos Humanos es que todos trabajen a una para alcanzar objetivos
comunes. Por eso, si entra un nuevo integrante, llevar a cabo un proceso
estructurado de inducción evita que haya más rotatividad de lo normal.
Según Talenthq.com, el 25% de los nuevos
contratados se marchan a los 3 meses. Tener un buen onboarding disminuye este
porcentaje, nada menos, que en un 60%. Además, este acompañamiento posibilita
que los nuevos contratados de la empresa triunfen mucho antes. Algo
bastante deseable, especialmente tras todo el esfuerzo de la selección.
Este proceso de bienvenida no es un entrenamiento inicial,
ni una etapa de prueba, ni de adaptación a las condiciones del puesto. Es mucho
más: es la gestión del inicio de la relación entre empleado y empresa.
Algo que todavía muchas empresas desconocen o no tienen perfeccionado.
Cómo
estructurar el proceso de onboarding de los nuevos empleados
Para garantizar el éxito en la adaptación del nuevo
contratado a la empresa y viceversa, he aquí algunas técnicas que pueden
ayudarte en cada fase del proceso:
El trabajo empieza antes del
primer día
Envía al contratado los formularios necesarios por
email, para que
los cumplimente antes de empezar. Esto elimina el papeleo innecesario y unos
minutos preciosos del primer día. Además, da más agilidad al equipo
administrativo y una imagen de eficiencia a toda la empresa.
Hay que fomentar el encaje del nuevo contratado al
equipo desde el primer momento. Por esto, es importante que el director de
RH o jefe de equipo envíe un email o mensaje en la Intranet de la empresa (si
la hay), presentando a la nueva contratación: su nombre y rol
que tendrá en el equipo. También es el momento de compartir algo más sobre la
nueva contratación algún hobby interesante o su logro impresionante en su
empresa anterior. Eso pone el nuevo candidato en valor y facilita algunos temas
para empezar la conversación y la integración.
Eso estimula que se construyan conexiones con el resto de los empleados, especialmente
con sus compañeros directos, facilitando así que sean ellos quienes le
transmitan la cultura de la empresa y que el cultural fit ocurra lo
más rápidamente posible.
¿Qué hacer en el primer día de un nuevo contratado?
Este día es clave para ambas partes. La primera
impresión marca bastante, porque el nuevo empleado también comienza a hacer su
valoración del ambiente y de la empresa en general.
Si el nuevo contratado se siente tratado como
alguien valioso, y es una experiencia significativa para él, empezará mucho más
motivado a volcar su talento y aportar un gran valor a la empresa. Cuanto
mejor se transmitan las dinámicas de trabajo y modus operandi de la
empresa, más rápido se verá esta contribución.
Por ello, ten algunas cosas ya preparadas, para
que el primer día sea una experiencia agradable y productiva:
- El lugar de trabajo y equipamiento debe estar a punto. Tener dispuestas las herramientas de trabajo, las claves, contraseñas, etc., todo lo que necesite para empezar.
- Alguien del departamento de Recursos Humanos o administración, que tenga su contrato de trabajo preparado y le explique toda la información necesaria para poder empezar a disfrutar de las ventajas de trabajar en la empresa sin estrés.
- Una ronda de presentaciones, con los nombres de los departamentos y sus responsables, así como de los compañeros.
- Reuniones individuales con cada uno de los managers, para que se establezcan los primeros objetivos y expectativas entre ambas partes.
Si empieza más de un colaborador en el equipo, conviene
que todos los nuevos empiecen en el mismo día, si es posible. Hay muchas
empresas que tienen un Welcome Day, en que las explicaciones y
presentaciones se hacen en un día. Es una acción que facilita la
integración, tanto entre los nuevos como entre los equipos ya establecidos.
Aunque esto requiere más trabajo por adelantado, compensa mucho, porque después
se aligera todo el proceso de adaptación.
Es muy importante también asignarles un mentor o
persona a quien recurrir en caso de dudas. Esto da más seguridad y ayudará
a los nuevos a que se aclaren todas sus dudas.
Cómo deben ser los primeros 90
días de una relación laboral larga y exitosa
Pasada la primera semana, los 3 meses siguientes
son definitivos, no para evaluar si el candidato ha sabido “adaptarse con
rapidez”, sino para que todos (la empresa, el departamento, el equipo y los
clientes) lo integren completamente.
Es la etapa perfecta para ello y, en definitiva,
para limar aristas y conocer las dinámicas que harán retener al nuevo talento
que tanto ha costado seleccionar.
3 ACCIONES PARA UN ONBOARDING DE NUEVOS EMPLEADOS EXCELENTE
1. Hacer reuniones periódicas con el
HR Manager y con el
team manager, muy útiles para identificar problemas, resolver dudas y
problemas de comunicación (siempre los hay).
2. Pedirle feedback honesto sobre su puesto y su carga de
trabajo.
También
puedes conseguir ideas para mejorar procesos y prácticas dentro de la empresa.
Es importante conseguir esta opinión fresca, antes de que sus primeras
impresiones iniciales sean permanentes.
Esta
acción tiene dos impactos positivos: por un lado, ayudará a la empresa a
perfeccionar no sólo el onboarding, sino también la experiencia del candidato y
algunas prácticas de Employer Branding. Por otro, el nuevo empleado verá
que su opinión cuenta y que su presencia en la empresa tiene un impacto
positivo no sólo en el trabajo que está realizando.
3. Asignarle un mentor: una persona experta y con
habilidades de comunicación, para fomentar su desarrollo; también puede ser la
persona adecuada para recoger la opinión del nuevo empleado y para
retroalimentar, siempre con tu seguimiento.
Acabado el período de prueba
Si el porcentaje de los empleados que culminan el
período de prueba en tu empresa es alto, quiere decir dos cosas: que hiciste
un buen proceso de selección y un buen proceso de inducción (el segundo es
imposible sin el primero).
El día en que le puedas decir al nuevo empleado que
lo ha superado, haz saber también a todos que la contratación ha sido un éxito;
esta persona ya tiene una idea clara sobre qué quiere su empresa y qué debe
hacer en ella.
¿Esto significa que ya puedes dejarlo solo? Depende
de muchos factores, pero, en principio, sí, sobre todo si se ha conseguido una
buena relación laboral.
Sin embargo, la vida de la empresa es muy compleja
y el feedback debe ser constante y hacia ambas partes (reconociendo el
esfuerzo, reforzando la comunicación y permitiendo el debate) y las reuniones
habituales; son actitudes para valorar unos y otros si se están alcanzando los
objetivos a largo plazo y facilitar la fidelización del talento que necesitamos
para hacer crecer nuestra empresa.
¿Qué hacer si el proceso de onboarding
no funciona?
Por desgracia, no todas las contrataciones se
convierten en un éxito. Es importante entonces darnos cuenta de que hemos
cometido un fallo y obrar en consecuencia.
- Lo primero, tener parámetros para darse cuenta pronto y afrontar la situación.
- Comunicarlo a quienes se deba para acordar medidas; aunque estas no deben ser tajantes (no olvides que tratas con personas), sí deben ser claras y precisas.
- Valorar si el perfil de esa persona se puede ajustar a otro puesto. Si es afirmativo, debes hacer los arreglos necesarios para el cambio, por supuesto, acordado con el nuevo empleado, comunicarlo al equipo y realizar otro proceso de inducción, adaptado a la nueva situación.
- Si no hay otra salida y se decide finalizar el contrato, lo mejor es hacer una entrevista de salida. En ella debes discutir lo que fue mal, por un lado, para ayudarle a mejorar sus oportunidades en su carrera profesional y, por otro, tomar nota de qué debe corregirse en un futuro en la empresa.
Estas situaciones, a pesar de ser consecuencia de
un error, sirven para crecer; es una actitud positiva que refuerza a la empresa
y a todos sus miembros.
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